Meestal gaan mijn blogs over leren en onderwijs. Deze gaat echter over een ergernis van mij die met de dag lijkt te groeien. Dus, hou je vast!
Ik krijg regelmatig e-mails van mensen die een ellenlange lijst van mensen in het “Aan” veld – plaatsen. Vaak zijn dat leden van een board van een tijdschrift, leden van een SIG (Special Interest Group) van een vereniging, mensen die aan een groot project meewerken, enzovoorts (zie afbeelding voor een redelijk beperkt voorbeeld). Aan zulke e-mails heb ik een gruwelijke hekel.
Het versturen van zo’n e-mail ergert mij om een aantal redenen.
Ten eerste, als zo’n e-mail gestuurd wordt is mijn ervaring dat enerzijds veel mensen, zonder na te denken of uit onwetendheid, ervoor kiezen om hun respons naar alle geadresseerden te sturen (d.w.z. zij denken niet na en klikken op “Allen beantwoorden / Reply all”). Dit gezegd hebbende, mijn donkere – misschien wat misantropische – kant verdenkt die mensen van het bewust hiervoor kiezen (uit ijdelheid?) om zodoende aan alle geadresseerden te laten zien hoe attent zij zijn dat zij een antwoord hebben gestuurd.
Ten tweede, vaak is er geen antwoord nodig. Een e-mail die verstuurd wordt aan een grote groep mensen heeft vaak het doel om iets mede te delen; en dus zou je kunnen zeggen dat er eigenlijk geen reden is om een antwoord te sturen. Hoewel dit het geval is, kan ik mij heel goed voorstellen dat je een e-mail terugstuurt om de afzender te laten weten dat de e-mail ontvangen is c.q. om haar/hem te bedanken voor de verstuurde informatie. Maar dat hoef ik als medegeadresseerde niet te weten en dus hoef ik ook geen e-mail daarover te ontvangen. Ik heb tenslotte de oorspronkelijke e-mail niet verstuurd! Laat mij erbuiten. Ik vind jouw antwoord even oninteressant als jij de mijne.
Ten derde, als er toch een antwoord nodig is, is dat antwoord meestal alleen voor de verzender belangrijk. In zo’n e-mail wordt dan een vraag gesteld aan de ontvangers zoals: “Ik heb een vergadering gepland op datum X. Laat mij a.u.b. weten of je daar aanwezig kunt zijn”. In die e-mail heeft de verzender eigenlijk gevraagd aan iedere ontvanger afzonderlijk iets aan haar/hem te laten weten, namelijk of hij/zij er bij kan zijn. Waarom moet ik van 28 anderen horen of zij wel of niet aanwezig kunnen/zullen zijn, waarom dit het geval is en welke alternatieve data voorgesteld worden? Ik heb die vergadering ook niet gepland en die vraag niet gesteld!
Ten slotte, mijn mailbox loopt over. Dagelijks krijg ik ontzettend veel e-mails. Op een slechte dag boven de honderd! Sommige e-mails zijn zeer ter zake doende. Maar ik krijg ook zeer veel e-mails die ik eigenlijk niet wil ontvangen. Dus, het laatste wat ik nodig heb is 37 extra e-mails die de verzender feliciteert dat haar/zijn tijdschrift een bepaalde Impact Factor voor 2013 heeft gekregen (NB: In de afgelopen twee weken heb ik een dergelijke e-mail ontvangen van de editors van vier verschillende tijdschriften waar ik aan de board zit c.q. voor review).
Maar het versturen van een zo’n e-mail kan ook zeer kwalijke gevolgen hebben.
Naast wat ik boven schreef, zijn er ook minstens twee andere redenen om een lijst van mensen in het “Aan” veld niet te plaatsen, redenen die zelfs nog vervelender zijn dan ongewenste e-mails te ontvangen. De eerste reden is dat er ‘e-mail spambots’ zijn die zulke opsommingen van ontvangers afstropen om daarna spam naar die adressen te versturen. Je maakt het de spambot en de mensen die hier achter zitten heel makkelijk om 128 adressen in het “Aan”-veld te plaatsen! Een tweede reden is dat het weleens voor komt dat iemand die in de lijst van ontvangers zit enige scrupules mist. Een voorbeeld hiervan is iemand die ook een eigen bedrijf heeft en graag meer klanten wilt hebben. Zo’n persoon hoeft alleen te knippen-en-plakken om 128 nieuwe e-mailadressen te krijgen aan wie zij/hij reclame kan sturen c.q. op een mailinglijst kan zetten. Dit is geen hypothetisch geval; het is mij een aantal keer overkomen!
Wat moet je als verzender eigenlijk doen?
Zoals Doe Maar ons in een liedje eraan herinnert dat er een knop op onze TV zit, wil ik alle lezers attent maken dat er een BCC-veld aan een e-mail zit. Hier volgt een verkorte versie van een tekst van een document “BCC for privacy!”.
Enerzijds gaat het om privacy en anderzijds om nettiquette. BCC betekent “Blind Carbon Copy”, oorspronkelijk om aan te geven wie een memo ontvangt waarvan je dit niet bekend wilt maken naar de mensen is de “Aan-” of “CC-velden”. Dit geldt ook voor e-mail. Als je een e-mail stuurt naar een grote groep mensen is het gewoon netjes om hun adressen van elkaar te beschermen door BCC te gebruiken. In BCC for privacy! maakt de schrijver een analogie, namelijk: “Look at it another way, would you send your entire holiday card list out with each card you sent? Of course, some people would not like getting the list and others would not appreciate being on the list being sent everyone…Out of respect for your recipients, would you please consider not listing them each individually in your mailings? ”
En hoe doe je het goed? Gebruik gewoon het BCC-veld. Zet de lijst van mensen daarin en stuur de e-mail naar jezelf in het Aan-veld. Een kind kan de was doen! En zo voorkom je alle bovenvermelde nare gevolgen. In BCC for privacy! staan een heleboel “How to’s”.
Dus: Als je een e-mail aan een groep wil verzenden, gebruik BCC! En als je een ontvanger van zo’n e-mail bent (dus één waar de verzender toch alle namen in het Aan-veld of het CC-veld heeft gezet), beantwoord alleen haar of hem en maak haar/hem attent op deze blog!